Gli agenti in Attività Finanziaria, esentati dalle previsioni contenute nel DM 31/2014 decorso il 01 ottobre 2014 e destinato ai Mediatori Creditizi, talvolta non hanno approfondito quelle che sono le reali incombenze che vanno oltre a quelle previste per i requisiti di iscrizione e mantenimento di iscrizione negli elenchi tenuti dall’OAM o alle comunicazioni emanate dall’Organismo di Vigilanza.

Avevamo già fatto riferimento recentemente alla procedura di inserimento, manutenzione e controllo dei collaboratori (https://www.pltv.it/company_channel/harmonia/la-rete-negli-agenti-in-attivita-finanziaria-i-controlli-di-rito) e con la decorrenza del D.Lgs 23 Marzo 2023 nr 24, (17 Dicembre 2023) avevamo trattato in un altro articolo, l’obbligo in capo anche agli agenti finanziari di istituire un “canale di segnalazioni interne” anche per gli Agenti in Attività Finanziaria, riferibili alla “protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato” (https://www.pltv.it/company_channel/harmonia/nuovi-obblighi-in-capo-al-mediatore-creditizio-e-agente-in-attivita-finanziaria-whistleblowing)

Ampliando ulteriormente la visione, possiamo considerare anche una terza area e più precisamente quella relativa all’Impianto Privacy – GDPR 679/2016.
“L’Agente in Attività Finanziaria – spiega il Dott. Righetti Presidente di Harmonia SpA – di fatto tratta dati che si possono considerare al di fuori dell’asse che lo lega al rispetto delle indicazioni ricevute dalla/e mandante/i e all’utilizzo della modulistica messa a disposizione e quindi alla gestione delle informazioni e dei dati raccolti durante l’attività svolta per conto delle/e stessa/e mandanti quali responsabili esterni dei dati“.

Senza entrare nel merito di tutte le incombenze, è sufficiente indicare le due principali:
1. La raccolta e gestione dei dati dei collaboratori: non solo quelli “personali” o “sensibili” ma anche quelli ora definiti “speciali” come ad esempio i casellari giudiziali necessari per esercitare l’attività. Questi dati – una volta definiti dati sensibili ma che oggi rientrano nella categoria dei dati a trattamento speciale (ex art. 9 GDPR).
2. La raccolta dei dati dei clienti e la relativa gestione su CRM di proprietà e diversi da quelli forniti dalla mandante (piattaforme create in casa, prese a noleggio o semplici fogli excel), che tutti gli agenti hanno per evitare di perdere il portafoglio clienti, in occasione della chiusura dei mandati di agenzia e relativo blocco degli accessi al CRM della mandante”.

Harmonia SpA ha iniziato da tempo a fornire consulenza, manuali, procedure e modulistica a supporto degli Agenti in Attività Finanziaria al fine di assolvere agli obblighi previsti per la riserva di attività, ma anche per le normative che impattano sull’Agente quali soggetti obbligati al rispetto di previsioni diverse.
Gli Agenti AAF interessati ad approfondire, possono scrivere alla segreteria commerciale di Harmonia spa alla mail info@harmoniaspa.it