Come noto, entro il 31 marzo e il 30 settembre di ogni anno, gli Agenti in Attività Finanziaria e i Mediatori Creditizi iscritti all’OAM, che hanno ricevuto apposita comunicazione via PEC, sono tenuti a trasmettere la cd “Segnalazione di Vigilanza”.

Tale segnalazione consiste in una matrice strutturata contenente dati e informazioni riferiti all’attività svolta nel semestre precedente, con l’obiettivo di informare l’Organismo di Vigilanza sul sistema dei controlli interni adottato e l’operatività degli intermediari.

I dati richiesti includono profili anagrafici, economico-operativi, prudenziali, territoriali e, per i mediatori, anche informativi e di trasparenza.

Negli ultimi anni, la fase iniziale del sistema di Segnalazione di Vigilanza ha coinvolto principalmente mediatori creditizi e agenti in attività finanziaria di maggiori dimensioni. A partire da questo mese, l’OAM ha esteso la richiesta di segnalazione anche ad alcuni operatori di minori dimensioni, selezionati tramite comunicazione diretta arrivata tramite PEC.

A regime, su indicazione dell’Organismo di Vigilanza, tutti gli iscritti all’OAM saranno tenuti a trasmettere la matrice di Segnalazione di Vigilanza, indipendentemente dalle dimensioni o dal volume di attività.

Tralasciando la tipologia e l’entità dei dati da trasmettere – per i quali è possibile consultare le istruzioni di compilazione della matrice direttamente sul sito dell’OAM – si evidenzia l’importanza, per gli Agenti in attività finanziaria, di adottare una procedura di controllo sui propri collaboratori e sui sub-agenti (agenti iscritti personalmente negli elenchi OAM, che operano su mandato indiretto), la cui attività svolta deve essere inserita nella matrice stessa

Tale indicazione all’interno della matrice, in funzione della tipologia del segnalante – agente persona fisica o società – assume una struttura “verticale”. Questo perché il soggetto segnalante potrebbe:
– aver rilasciato un mandato di agenzia a un agente in attività finanziaria iscritto personalmente negli elenchi OAM (mandato indiretto), oppure
– essere un agente con mandato indiretto di cui si avvale un agente personalmente iscritto negli Elenchi, una società di persone o una società di capitali.

La matrice, infatti, prevede ai punti APP4 e APP5, rispettivamente l’inserimento di eventuali attività di supervisione svolte da altro agente e di eventuali attività di supervisione svolte su altro agente.

I punti APP2 e APP3 afferiscono al numero di ispezioni ricevute dalla/e mandante/i e i relativi rilievi emersi.

Dal Manuale delle istruzioni per la compilazione delle Segnalazioni di Vigilanza per gli Agenti in attività finanziaria e per i Mediatori creditizi. (Versione 2.3):

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– APP4 Attività supervisionata da altro agente: l’indicazione relativa allo svolgimento, da parte di altro AAF, dell’attività di supervisione; in caso affermativo va indicato, la denominazione o la ragione sociale del supervisore.
– APP5 Supervisione di altro agente: l’indicazione relativa allo svolgimento di attività di supervisione esercitata nei confronti di altri AAF. In caso affermativo va indicato il nominativo, la denominazione o la ragione sociale del soggetto supervisionato.
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Da ciò emerge chiaramente la necessità, per gli Agenti in attività finanziaria, di adottare una procedura interna idonea e appropriata per la gestione e il controllo dei collaboratori e dei sub agenti, al fine di garantire la conformità alle disposizioni del Testo Unico Bancario. Tale conformità risulta particolarmente rilevante, in quanto la procedura interna di gestione e controllo degli iscritti può costituire oggetto di ispezione da parte dell’Organismo di Vigilanza AML.